Assurer une permanence téléphonique de qualité est essentiel pour les entreprises souhaitant offrir un service client irréprochable ; aussi, une bonne gestion des appels téléphoniques peut faire la différence entre un client satisfait et un client mécontent. Si vous souhaitez assurer un service efficace et professionnel, voici nos meilleurs conseils !
Comment assurer une permanence téléphonique de qualité ?
Vous avez envie d’assurer une permanence téléphonique de qualité ? Vous avez raison. Ce service, notamment lorsqu’il est disponible en continu, permet de répondre aux besoins de vos clients mais également de vos nouveaux ; vous pouvez alors en profiter pour les séduire et les fidéliser ! En effet, n’oubliez pas que l’appel téléphonique est généralement le premier contact entre vous et eux. Il faut donc les chouchouter !
- Former le personnel : une formation adéquate est cruciale. Assurez-vous que votre personnel connaît les procédures de l’entreprise et est capable de répondre aux questions courantes des clients ;
- Utiliser un script : un script bien conçu aide à maintenir la cohérence dans les réponses. Il permet également de gagner du temps et d’assurer que toutes les informations nécessaires sont communiquées ;
- Être courtois et professionnel : comme vous pouvez bien l’imaginer, la courtoisie est essentielle. N’hésitez pas à utiliser un ton amical mais tout en restant professionnel afin de montrer votre ouverture et votre écoute. Aussi, écoutez attentivement chacun de vos clients et montrez de l’empathie ;
- Gérer les appels en attente : ne laissez pas les clients attendre trop longtemps. Si nécessaire, utilisez des messages préenregistrés pour informer les clients du temps d’attente estimé ;
- Utiliser une technologie adaptée : les logiciels de gestion des appels peuvent grandement améliorer l’efficacité de la permanence téléphonique. Ils permettent de suivre les appels, de gérer les files d’attente et de fournir des statistiques utiles ;
- Collecter des feedbacks : n’hésitez pas à demander régulièrement des retours aux clients sur la qualité du service téléphonique. Utilisez ces feedbacks pour améliorer continuellement vos processus ;
- Prévoir des solutions de secours : en cas de forte affluence ou de problèmes techniques, prévoyez des solutions de secours telles que des redirections d’appels vers d’autres services ou l’utilisation de services de permanence téléphonique externalisés.
☎️ L’externalisation de la permanence téléphonique est la meilleure façon d’assurer une prise en charge qualitative auprès de chacun de ses clients tout en ayant la possibilité de se concentrer sur le cœur de son métier. N’hésitez pas à vous renseigner sur notre site internet ou en prenant contact avec nos experts !
Comment mettre fin à une communication téléphonique ?
Pour mettre à une communication téléphonique plusieurs étapes sont à respecter ; elles sont essentielles pour assurer un niveau de satisfaction élevé mais également pour être sûr que la demande a bien été comprise et que les réponses données ont été utiles.
- Vérifier la satisfaction client : avant de mettre fin à un appel, assurez-vous que le client est satisfait de la réponse fournie. Vous pouvez poser des questions comme « Avez-vous d’autres questions ? » ou « Est-ce que cela répond à votre demande ? » ;
- Résumer l’appel : faites un bref résumé des points abordés pendant l’appel pour aider à clarifier et à confirmer les informations échangées ;
- Fixer les actions à suivre : si des actions supplémentaires sont nécessaires, informez le client des prochaines étapes et des délais prévus ;
- Remercier : terminez toujours l’appel en remerciant le client pour son appel car cela montre que vous appréciez son temps et sa confiance ;
- Fournir des informations de contact : laissez au client des informations sur la façon de vous recontacter, si nécessaire (numéro de téléphone, adresse email ou site web, par exemple).
☎️ N’hésitez pas à appliquer ces quelques conseils pour votre permanence téléphonique !
Pourquoi la permanence téléphonique est importante pour les entreprises ?
La permanence téléphonique est importante pour les entreprises parce qu’elle leur permet de se concentrer sur le cœur de leur activité sans être débordées par des tâches annexes tout en assurant un contact client de qualité ; c’est donc essentiel pour leur pérennité.
- Améliorer la satisfaction client : une permanence téléphonique de qualité améliore la satisfaction client. Les clients se sentent écoutés et respectés lorsqu’ils reçoivent une réponse rapide et professionnelle ;
- Renforcer la fidélité : un bon service téléphonique peut fidéliser les clients. En répondant efficacement à leurs besoins, vous renforcez la confiance et la loyauté envers votre entreprise ;
- Augmenter les ventes : les appels téléphoniques sont souvent l’occasion de générer des ventes supplémentaires. Une gestion efficace des appels peut transformer des prospects en clients fidèles ;
- Optimiser les process internes : la collecte de données peut aider à identifier les points faibles de vos processus internes et à les améliorer ;
- Réduire les coûts : en utilisant des technologies adaptées et en formant correctement le personnel, vous pouvez réduire les coûts liés à la gestion des appels téléphoniques ;
- Améliorer l’image de marque : une permanence téléphonique de qualité contribue à améliorer l’image de marque de l’entreprise. Les clients associent un bon service à une entreprise professionnelle et fiable ;
- Assurer la continuité des services : un bon accueil téléphonique, réactif et agréable, garantit aux clients une considération à la hauteur de leurs attentes. Ils savent également qu’ils peuvent toujours entrer en contact avec l’entreprise, même en dehors des heures normales de bureau.
Une permanence téléphonique de qualité est un atout précieux pour toute entreprise. En suivant ces conseils, vous pouvez améliorer la satisfaction de vos clients, renforcer leur envie de vous contacter et optimiser vos processus internes.
☎️ N’oubliez pas que chaque interaction téléphonique est une opportunité de renforcer la relation avec vos clients et de projeter une image positive de votre entreprise. Pour vous accompagner dans cette démarche, nous vous proposons un service d’externalisation !
