L’externalisation de la mise sous pli s’avère être une solution intéressante à mettre en œuvre pour assurer une bonne organisation en interne. D’autant plus que la mise sous enveloppe reste une opération indispensable pour effectuer l’envoi des courriers importants. Certes, il est possible d’effectuer en interne cette tâche. Toutefois, elle demande du temps, de l’argent et beaucoup d’énergie. Ce qui nécessite la mise en place d’un service dédié sur le long terme. Or, l’externalisation permet d’éviter cela. Pourquoi donc privilégier l’externalisation de la mise sous pli ?
Externaliser pour bénéficier de prestations de haut niveau
Externaliser la mise sous pli des courriers est l’assurance d’obtenir des prestations de qualité. Souvent, le prestataire met à disposition de ses clients toutes les ressources nécessaires pour réaliser toutes les tâches associées. Déjà, une entreprise spécialisée dans la mise sous pli est composée de plusieurs équipes d’experts en la matière. Ils ont été formés dans le domaine. De plus, ils suivent une organisation spécifique dans le processus de mise sous enveloppe.
Collaborer avec un spécialiste de la mise sous pli externalisé reste en effet un gage de qualité. Le prestataire entreprend les tâches en fonction des exigences et des besoins des entreprises clientes. Il respecte les mentions inscrites sur le cahier des charges. En adoptant une méthodologie spécifique, le prestataire a la possibilité d’effectuer les travaux rapidement dans des délais extrêmement courts.
Gagner du temps et se focaliser sur son cœur de métier
La gestion d’une entreprise demande du temps. Elle reste aussi un processus compliqué. De ce fait, il est indispensable de se focaliser entièrement sur chaque pôle d’activité pour atteindre les objectifs préétablis. Les dirigeants tout comme les collaborateurs en interne doivent en effet tout faire pour mener à bien leurs tâches respectives, notamment les activités commerciales. Souvent, ils n’ont pas réellement le temps d’entreprendre des tâches supplémentaires et fastidieuses comme la mise sous pli.
Déléguer cette dernière à un expert externalisé reste le meilleur moyen pour gagner plus de temps. L’externalisation épargne ainsi les collaborateurs en interne de consacrer un temps précieux dans la manipulation des courriers et de leur envoi. Ils pourront donc travailler tranquillement sans le moindre souci d’erreurs dans cette tâche puisqu’elle sera entre les mains d’experts.
Externaliser pour bénéficier d’équipements innovants
La performance d’un prestataire en mise sous pli repose souvent sur la qualité du matériel qu’il utilise. Depuis quelques années, les entreprises spécialisées sont nombreuses à investir dans l’achat d’appareils dernier cri pour cette tâche. On retrouve notamment des machines spécifiques de mises sous enveloppe. La plupart sont alors dotés de technologies innovantes leur permettant d’assurer d’une manière automatique les tâches.
Généralement, l’équipe chargée de l’opération suit des consignes claires. Par ailleurs, tout dépendra du type d’appareil utilisé. Il y a ceux qui sont plus avancés et qui arrivent à contrôler l’intégrité des documents à mettre sous enveloppe. Cette solution est surtout indispensable pour réaliser la mise sous pli d’un important volume de documents. Il sera plus efficace, performant et rapide.
Faire des économies avec l’externalisation de la mise sous pli
En plus de ces avantages, il ne faut pas non plus négliger le gain d’argent occasionné par l’externalisation de la mise sous pli. La société cliente n’aura plus à investir dans la création d’un pôle dédié à cette tâche. Elle n’est plus contrainte de recruter et de dépenser une somme colossale dans l’achat de matériels, en charges salariales et en indemnités pour les employés… Le prestataire s’occupera donc de tout de son côté : l’équipe chargée de la mission, l’achat des enveloppes et des timbres, le traitement des courriers, les matériels…
En même temps, les tarifs des prestations de mise sous pli sont personnalisables. Ils seront fixés en fonction du nombre de courriers à envoyer au quotidien. Souvent, ils sont proposés bien avant la signature du contrat. La société cliente aura un aperçu des dépenses pour mieux calculer leur budget d’externalisation. Cet aspect facilite réellement la collaboration et évite les coûts cachés ou les mauvaises surprises.
