Pour les entreprises qui doivent gérer un volume conséquent de courriers, externaliser leur service de mise sous pli est une stratégie payante sur plusieurs points. Qu’il s’agisse de documents marketing, de factures, de convocations ou d’informations internes, c’est la garantie d’une qualité constante sans impacter le cœur de métier et la productivité. C’est pour cette raison que de plus en plus choisissent d’y avoir recours !
Cette décision assure efficacité, gain de temps et optimisation des ressources.
Quels sont les services de mise sous pli qu’il est possible de déléguer ?
La mise sous pli est un service essentiel à toutes entreprises, qui nécessite de suivre un processus spécifique composé d’une série d’étapes distinctes, chacune pouvant être assurée par un prestataire externe. La prise en charge est donc complète et permet d’optimiser l’envoi de documents en grande quantité, tout en assurant un niveau de qualité homogène et conforme aux exigences exprimées.
Le pliage
Le pliage est la première étape ; celle qui consiste à plier chaque document selon un format défini à l’avance : en deux, en trois, en accordéon ou en portefeuille, selon le type de contenu et la taille de l’enveloppe. Cette opération, bien que simple en apparence, demande la précision et de la cohérence. En la déléguant à des partenaires extérieurs, les entreprises s’assurent d’un rendu professionnel !
L’insertion d’encarts ou de documents supplémentaires
L’insertion d’encarts ou de documents supplémentaires correspond à de nombreux envois postaux : ajouter un flyer, une brochure, un coupon-réponse ou tout autre support annexe permet de remplir des missions variées et de compléter une prestation initiale.
La mise sous enveloppe
La mise sous enveloppe exige à la fois rapidité et attention car chaque enveloppe doit contenir les bons documents, dans le bon ordre, sans risque d’erreur d’aiguillage. Grâce à des machines performantes ou à une vérification humaine minutieuse, cette opération est réalisée dans les meilleures conditions possibles ; c’est un service de mise sous pli qui chronophage qui, quand il est externalisé, libère les entreprises clientes.
Le scellage et l’étiquetage
Une fois l’enveloppe remplie, il faut procéder au scellage et à l’étiquetage. La première étape peut être faite par le biais d’une fermeture adhésive, de thermoscellage ou de colle humide, selon le format utilisé. Ensuite vient l’étiquetage, qui consiste à apposer une étiquette contenant les informations nécessaires à l’acheminement. Cette opération requiert une attention particulière pour éviter toute confusion !
L’adressage
Pour cette étape, il faut veiller à la conformité des données, à leur exactitude et à leur lisibilité. Pour ce faire, les opérateurs disposent de logiciels de vérification qui permettent de corriger les anomalies, de standardiser les adresses et de limiter les erreurs de distribution. Ce service externalisé d’adressage est, également, une aide précieuse pour les entreprises.
L’affranchissement et l’expédition
L’affranchissement est assuré en prenant en compte les tarifs postaux du moment, en mettant toujours à disposition des options adaptées aux volumes expédiés. Une fois cela terminé, le service de mise sous pli continue en regroupant, en classant et en acheminant les éléments selon les modalités convenues avec chacun des clients : dépôt quotidien, envois en nombre ou livraison à une plateforme logistique.
Est-ce vraiment plus intéressant pour les entreprises ?
Oui !
Les équipes en charge de la mise sous pli sont formées et expérimentées, assurant une exécution efficace et conforme aux exigences que ce service implique. Grâce à une bonne organisation, chaque étape est menée avec la plus grande attention, garantissant des résultats fiables dans des délais courts. De plus, l’utilisation de matériels ultramodernes permet une exécution rapide et précise des tâches ; l’automatisation réduit significativement les délais, tout en assurant une production constante.
Ce gain de temps libère les équipes internes qui peuvent ainsi se recentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée !
En externalisant ce service de mise sous pli, les entreprises bénéficient d’un service sur-mesure, souple et réactif ; il est entièrement adapté aux volumes d’envois selon les besoins réels, sans contrainte de ressources. Il faut aussi prendre en compte la réduction des erreurs, qui a pour avantage d’améliorer l’image de marque et de limiter les coûts liés aux réexpéditions ou aux corrections.
