Contrats, factures, dossiers administratifs ou archives peuvent rapidement occuper un espace important et compliquer la recherche d’informations. Leur transformation en fichiers numériques facilite leur consultation, à condition de ne pas simplement accumuler des PDF sans organisation.
Pour externaliser la numérisation de documents, il faut donc réfléchir en amont aux fichiers attendus, au classement et à la manière dont les équipes devront retrouver les informations. Le prestataire peut ensuite adapter le traitement au volume et aux besoins définis.
Avant de numériser, commencez par définir vos besoins
Tous les documents n’ont pas nécessairement vocation à être traités de la même manière. Certains doivent rester régulièrement accessibles, tandis que d’autres correspondent davantage à des archives consultées ponctuellement.
Avant de confier les documents, nous recommandons donc de déterminer :
- Les documents concernés en priorité ;
- Le volume approximatif à traiter ;
- Le niveau de classement souhaité ;
- Le format de restitution attendu ;
- Les informations nécessaires pour retrouver les fichiers.
Ce cadrage évite notamment de transformer des cartons d’archives en une succession de fichiers impossibles à identifier rapidement.
La numérisation de documents doit être pensée en fonction de ce que vos équipes feront ensuite des informations.
Numérisation de documents : quelles étapes peut-on externaliser ?
La prestation ne se limite pas nécessairement au passage des feuilles dans un scanner. Selon le projet, différentes opérations peuvent accompagner la conversion des documents papier.
Préparer et organiser les documents
Les archives peuvent tout d’abord être réparties par catégories : factures, contrats, dossiers clients, courriers ou autres documents administratifs.
Cette organisation facilite ensuite leur traitement et permet de conserver une logique commune entre les archives papier et leur version numérique.
Numériser les différents lots
Les documents sont ensuite transformés en fichiers numériques selon les paramètres prévus. La lisibilité constitue ici un point essentiel : le document obtenu doit permettre de consulter correctement les informations présentes sur l’original.
Classer les fichiers obtenus
Le classement doit être anticipé avant de commencer. Des centaines de fichiers portant uniquement un numéro de scan obligeraient les collaborateurs à les ouvrir un par un pour retrouver une information.
Le nommage et l’organisation des fichiers font donc partie intégrante du projet.
L’indexation facilite la recherche des documents
La numérisation de documents prend davantage de sens lorsque les fichiers obtenus peuvent être retrouvés facilement.
L’indexation consiste à associer aux documents certaines informations utiles à leur identification. Selon leur nature, il peut s’agir d’un nom, d’une référence, d’un type de pièce ou d’une autre donnée prévue dans le cahier des charges.
Ces critères doivent correspondre aux habitudes de recherche de l’entreprise. Une équipe comptable n’organisera pas nécessairement ses fichiers comme un service chargé de dossiers clients.
Il est donc préférable de définir cette logique avant le traitement d’un volume important plutôt que de reprendre le classement une fois les fichiers livrés.
Tester l’organisation avant de traiter l’ensemble des archives
Lorsqu’un volume important doit être numérisé, commencer par un échantillon peut être pertinent.
Ce premier lot permet de vérifier la qualité des fichiers, leur nommage et la logique de classement retenue. Si une règle doit être modifiée, elle peut l’être avant que plusieurs centaines ou milliers de documents soient concernés.
Ce test est également utile pour identifier des cas particuliers : document difficile à classer, pièce comportant plusieurs catégories d’informations ou archive nécessitant un traitement différent.
La numérisation de documents peut alors être déployée sur le reste du fonds avec des règles déjà validées.
Nous prenons en charge la numérisation selon votre organisation
Externaliser permet de confier le traitement des archives à une équipe dédiée plutôt que de mobiliser vos collaborateurs sur une opération qui peut rapidement devenir chronophage.
Chez Médiphone, nous adaptons la prestation aux documents et au résultat attendu. Avant de commencer, il est donc important de définir avec précision les volumes, les modalités de traitement et l’organisation des fichiers numériques.
Notre service de numérisation de documents permet ainsi de transformer vos supports papier en fichiers organisés selon le cadre prévu pour votre projet.
L’objectif n’est pas uniquement de remplacer le papier par un fichier. Une numérisation réellement utile doit surtout permettre à vos équipes de retrouver et consulter plus facilement les informations dont elles ont besoin.
