Parce que les entreprises cherchent sans cesse à optimiser leurs processus de fonctionnement, la numérisation de documents est une étape incontournable pour gagner en efficacité, réduire l’encombrement des espaces et faciliter l’accès à l’information.
🔎 Mais faut-il gérer cette tâche en interne ou confier ce travail à des experts externes ?
L’externalisation de ce service s’impose comme une solution stratégique pour de nombreuses entreprises ; vous allez découvrir pourquoi.
Pourquoi choisir d’externaliser son service de numérisation de documents ?
L’externalisation de la numérisation repose sur un principe simple : déléguer cette tâche à des professionnels disposant des outils et de l’expertise nécessaires pour en tirer le maximum d’avantages.
Le service de numérisation de documents est un atout majeur pour les entreprises et ce pour de nombreuses raisons :
- Le temps : numériser des milliers de documents demande une logistique en béton assurée par du personnel qui a le temps. L’externalisation permet aux employés de rester concentrés sur leurs tâches et leurs priorités ;
- Le coût : contrairement à ce que l’on pourrait penser, cela peut être moins cher que de s’équiper en matériel et de former ses équipes en interne. Les prestataires spécialisés disposent déjà de scanners ultra-performants et de logiciels avancés, ce qui réduit vos investissements initiaux et vos coûts de maintenance ;
- La qualité : les experts maîtrisent les nuances de la numérisation tels que l’ajustement des contrastes, la suppression des ombres ou encore la reconnaissance optique de caractères (OCR). Les fichiers sont alors impeccables et exploitables instantanément ;
- La sécurité : si vous travaillez avec un prestataire de confiance, vos documents sensibles seront traités dans le respect des normes de confidentialité et protégés contre les risques de perte ou de vol. Ce niveau de vigilance est difficile à atteindre lorsque l’on gère tout en interne.
Comment se fait la numérisation des documents ?
Le processus nécessite de suivre une méthode bien rodée, de la préparation des documents jusqu’à leur organisation et leur sauvegarde.
La numérisation des documents commence par la préparation. Avant même de les scanner, il faut retirer les agrafes, corriger les plis et vérifier l’état général des papiers ; cette étape garantit une capture optimale. Ensuite, vient la phase de scannage. À l’aide de scanners professionnels, les documents sont transformés en fichiers numériques.
📃 Ces appareils sont capables de gérer de gros volumes rapidement tout en maintenant une excellente résolution.
Le fichier obtenu passe ensuite par un traitement logiciel. Pour ce faire, des outils d’OCR sont alors utilisés, permettant de transformer une image en texte modifiable et consultable. Cela rend les fichiers bien plus fonctionnels qu’un simple scan !
Enfin, les fichiers sont organisés et sauvegardés selon les besoins : par dossier, par date ou encore selon des critères spécifiques à votre activité. Ils peuvent être intégrés à des systèmes de gestion électronique de documents (GED) pour un accès encore plus fluide.
Quelle est la différence entre scanner et numériser un document ?
Scanner et numériser n’est pas la même chose, bien que ces deux verbes semblent similaires. En effet, voici comment les différencier :
- Scanner : c’est l’action mécanique qui permet de capturer une image ou un texte via un appareil, souvent un scanner de bureau. Cela produit une copie digitale du document, généralement sous forme d’image (comme un fichier PDF non modifiable ou une image JPEG). On obtient un visuel du document original mais sans la possibilité de l’éditer ou d’en extraire directement le contenu ;
- Numériser : cela prend en compte l’étape de scannage ainsi que toutes les étapes supplémentaires, comme le traitement de l’image, l’indexation ou la conversion en fichiers exploitables grâce à l’OCR. C’est donner une nouvelle vie numérique au document en le rendant plus fonctionnel et en facilitant son intégration.
📖 Scanner, c’est comme prendre une photo d’un livre. Numériser, c’est transformer ce livre en un fichier eBook où chaque mot peut être recherché, copié ou édité.
Adopter l’externalisation pour la numérisation de documents, c’est s’offrir un gain de temps, une qualité inégalée et une gestion optimisée de l’information. En faisant confiance à des professionnels qui se chargent du processus de A à Z, vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte vraiment : faire avancer votre entreprise et la développer !
☎️ Si besoin, n’hésitez pas à prendre contact avec nos équipes pour découvrir comment profiter pleinement des avantages de ce service.
