L’importance du rôle d’une assistante secrétaire médicale dans le fonctionnement quotidien d’un cabinet médical ou d’une clinique ne peut être sous-estimée car cette professionnelle joue un rôle, voire plusieurs rôles pivots, en assurant une gestion administrative qui permet aux praticiens de se concentrer pleinement sur leurs patients. De la gestion des rendez-vous et de l’accueil des patients à la tenue des dossiers médicaux et à la coordination des communications internes, elle garantit une efficacité opérationnelle optimale.
7 raisons d’embaucher une assistante secrétaire médicale
Le rôle d’une assistante secrétaire médicale est essentiel, s’étendant sur plusieurs aspects de son métier ; elle assure le bon fonctionnement d’un cabinet médical ou d’une clinique. Spécialisée dans ce domaine, elle est essentielle pour décharger l’emploi du temps des professionnels de la santé qui font appel à ses compétences. Voici les principales responsabilités et fonctions qu’elle assume :
- L’accueil et la gestion des patients : elle accueille les patients, prend leurs rendez-vous et les oriente vers les bonnes ressources au sein de l’établissement ;
- La gestion administrative : elle assure cette tâche quotidiennement, y compris la tenue des dossiers médicaux, la saisie des informations des patients dans les systèmes informatiques et la gestion des archives ;
- La communication : cette professionnelle est le premier point de contact entre les professionnels de santé et les patients. Pour les appels téléphoniques et les courriels, elle met à profit l’ensemble de ses connaissances et de ses compétences. Elle répond aux demandes d’informations, prend les messages et transmet les communications importantes aux médecins ou aux autres membres du personnel
- La prise de rendez-vous : elle coordonne les rendez-vous des patients en tenant compte des agendas, des priorités et des urgences médicales ;
- Le support administratif : en plus de la gestion des rendez-vous, elle peut être chargée de la facturation des consultations, de l’organisation des dossiers médicaux, et de la préparation de documents administratifs nécessaires ;
- L’assistance aux patients : l’assistante secrétaire médicale peut fournir des informations de base aux patients concernant les procédures médicales, les conditions de paiement et les politiques du cabinet médical, assurant ainsi une expérience positive ;
- La collaboration avec l’équipe médicale : elle travaille en étroite collaboration avec les médecins et autres professionnels de la santé de son secteur pour assurer une communication fluide et efficace au sein de l’équipe.
Peut-on externaliser les tâches d’une assistante secrétaire médicale ?
Oui, il est tout à fait possible d’externaliser certaines tâches d’une assistante secrétaire médicale à des prestataires spécialisés tels que des centres d’appel. Chez Médiphone Téléservices, par exemple, nous proposons un service complet et entièrement personnalisable qui répond aux besoins de nombreux professionnels de la santé désireux de profiter de tous les avantages que cela représente ! Cette pratique est de plus en plus courante dans le domaine médical pour plusieurs raisons.
💬 La réduction des coûts, la flexibilité et l’évolutivité, l’expertise spécialisée, l’amélioration de l’efficacité opérationnelle, le maintien d’un service continu… Tous ces avantages ne sont pas à négliger puisqu’ils permettent de constater des effets bénéfiques du côté du professionnel de santé comme de ses patients !
Il est important de choisir un prestataire externe fiable, capable de répondre aux normes de confidentialité et de sécurité propres au secteur médical. En déléguant les tâches d’une assistante secrétaire médicale auprès de notre centre d’appel, les médecins généralistes, dermatologues, pédiatres ou encore ORL bénéficient de nombreux avantages tout en maintenant un haut niveau de service et de qualité auprès de leurs patients.
Est-ce plus rentable de choisir un centre d’appel ?
Faire le choix de choisir un centre d’appel pour externaliser certaines tâches habituellement gérées par une assistante secrétaire médicale est plus rentable en raison de plusieurs facteurs économiques et opérationnels clés :
- Les coûts réduits du personnel interne : les centres d’appel proposent et assurent des services à un coût inférieur à celui d’un personnel interne car ils bénéficient d’économies d’échelle et peuvent répartir les coûts fixes sur plusieurs clients ;
- Les économies d’infrastructure : externaliser les services à un centre d’appel évite les investissements initiaux et récurrents dans les infrastructures et dans les installations nécessaires pour maintenir un centre d’appel efficace en interne ;
- La disponibilité 24/7 : la possibilité de mettre en place un service en continu est un aspect particulièrement avantageux pour les services nécessitant une réponse immédiate et constante, comme le télésecrétariat médical. Le tout, sans payer des équipes en interne.
Avez-vous besoin de déléguer et d’externaliser des tâches d’assistante secrétaire médicale ? Ne perdez plus de temps et gagnez-en en faisant appel à nos services ! Toutes nos offres sont assurées sans engagement
