Entre le pliage, l’insertion des documents et l’affranchissement, la gestion du courrier peut être un véritable casse-tête pour les entreprises. C’est un processus qui demande du temps, de l’organisation et même des ressources humaines supplémentaires ; l’externalisation de la mise sous pli est alors une évidence. C’est une solution qui permet d’alléger cette charge administrative tout en garantissant une exécution rapide et soignée.
✉️ On vous explique tout.
C’est quoi un travail de mise sous pli ?
Comme son nom l’indique, cela consiste à plier et insérer des documents dans des enveloppes, souvent en grande quantité.
Cela peut sembler simple mais est en réalité chronophage et fatiguant, ce qui peut engendrer des erreurs.
Un service professionnel de mise sous pli a recours à des machines automatisées qui permettent d’accélérer le processus et d’éviter les erreurs humaines. Ces machines plient les documents, les insèrent dans des enveloppes et peuvent même ajouter des encarts supplémentaires comme des brochures ou des coupons. Elles sont capables de traiter des milliers de plis en une heure, un gain de temps considérable pour les entreprises, surtout lorsque des campagnes de communication massives sont en jeu.
Mais la mise sous pli ne se limite pas au simple pliage. Il s’agit aussi d’assurer l’adressage correct des envois, de sceller les enveloppes et parfois de s’occuper de l’affranchissement et de l’expédition. C’est une chaîne de tâches qui, une fois bien organisée, permet à l’entreprise de rester concentrée sur son cœur de métier.
Quelles sont les prestations réalisées ?
Les services de mise sous pli englobent plusieurs étapes clés pour garantir une gestion efficace du courrier. Chaque étape est soigneusement orchestrée pour assurer une qualité optimale et une rapidité d’exécution.
✉️ Voici un aperçu des prestations principales proposées par des entreprises spécialisées comme Médiphone Téléservices.
Le pliage
Le pliage consiste à préparer les documents avant leur insertion dans les enveloppes. Il doit être précis pour que les documents s’insèrent parfaitement. Que ce soit des feuilles A4 ou d’autres formats, les machines de mise sous pli adaptent le pli selon les besoins.
L’insertion d’encarts ou de documents supplémentaires
L’insertion d’encarts ou de documents supplémentaires est tout à fait possible ; cela permet d’ajouter d’autres documents avec vos lettres principales. C’est particulièrement utile pour les campagnes marketing ou promotionnelles.
La mise sous enveloppe
La mise sous enveloppe est l’étape de mise sous pli pendant laquelle les documents pliés sont insérés dans les enveloppes adéquates. Que ce soit pour des envois en grande quantité ou pour des envois plus personnalisés, elle est essentielle pour la bonne présentation du courrier.
Le scellage et l’étiquetage
Le scellage et l’étiquetage est réalisé une fois l’enveloppe remplie. L’adresse du destinataire est apposée de façon visible et correcte, évitant ainsi toute erreur de livraison.
L’adressage
L’adressage consiste à vérifier et imprimer les adresses fournies par l’entreprise, afin de garantir que chaque envoi parvienne à son destinataire. Une petite erreur à ce stade de la mise sous pli pourrait compromettre toute une campagne de mailing !
L’affranchissement et l’expédition
L’affranchissement et l’expédition prennent en charge l’envoi de vos courriers, en utilisant les services postaux adaptés pour garantir une livraison rapide et efficace. Que ce soit pour des lettres locales ou internationales, tout est pris en main.
✉️ Externaliser ce service vous fait gagner du temps tout en assurant un rendu qualitatif. Vous n’avez plus à vous soucier des erreurs ; tout est géré par une équipe de professionnels équipés d’outils modernes !
Faire appel à un service de mise sous pli, c’est opter pour la tranquillité d’esprit. Que vous soyez une PME ou une grande entreprise, cette solution est idéale ; elle vous permettra de rester concentré sur vos priorités tout en optimisant la gestion de vos courriers.
