Pour les entreprises et les administrations, la mise sous pli et l’envoi du courrier sont des opérations qui influencent directement l’efficacité et la rapidité du routage ! Avez-vous besoin davantage de précisions pour mieux comprendre la relation entre ces deux processus ? Nous avons justement prévu de vous en parler au fil de cet article. Vous verrez que l’externalisation de ces services est également la source de nombreux avantages significatifs en termes de gain de temps et de fiabilité.
Qu’est-ce que la mise sous pli et le routage de courrier ?
La mise sous pli et le routage de courrier sont deux phases bien distinctes :
- La mise sous pli est l’ensemble des opérations qui permet de préparer un courrier à son expédition, dont le pliage des documents, leur insertion dans une enveloppe ainsi que l’ajout d’encarts lorsque cela est nécessaire ;
- Le routage de courrier désigne l’organisation logistique de l’acheminement du courrier jusqu’au destinataire final. Il comprend la gestion des adresses, le tri des envois selon les zones géographiques et le choix des solutions postales adaptées.
En bref : la mise sous pli est donc la première étape pratique du routage, qui garantit que chaque courrier est complet, correctement présenté et prêt pour l’expédition !
Quels sont les avantages d’externaliser la mise sous pli ?
Externaliser la mise sous pli présente plusieurs avantages notables :
- La réduction de la charge de travail interne ;
- La qualité constante ,
- La limite les erreurs liées au traitement manuel ;
- Le gain de temps significatif ;
- Les services annexes : il existe des solutions de routage et d’expédition qui permettent de centraliser les opérations et de profiter d’une gestion optimisée des délais et des coûts.
Quels sont les services associés ?
L’externalisation de la mise sous pli implique un ensemble de services adaptés aux besoins des entreprises et administrations. Ils couvrent les étapes du traitement du courrier, de la préparation des documents jusqu’à leur expédition, en passant par le conditionnement et l’affranchissement :
- Le pliage : il est réalisé selon le format requis pour l’envoi, garantissant un rendu uniforme et compatible avec les enveloppes utilisées ;
- L’insertion d’encarts ou de documents supplémentaires : certains courriers nécessitent l’ajout de brochures, flyers ou formulaires. Ces documents sont ajoutés et s’assurant que chaque enveloppe contient l’ensemble des éléments prévus ;
- La mise sous enveloppe : cette étape consiste à placer le ou les documents dans l’enveloppe correspondante ;
- Le scellage et étiquetage : le scellage assure la fermeture sécurisée de l’enveloppe tandis que l’étiquetage permet de préciser les informations nécessaires pour le routage et la distribution, telles que le code postal et le type d’envoi ;
- L’adressage : cette étape consiste à inscrire ou apposer l’adresse du destinataire sur l’enveloppe. Il peut être réalisé par impression directe ou par étiquette, avec des outils qui garantissent la lisibilité et la conformité aux standards postaux ;
- L’affranchissement et l’expédition : cette dernière étape comprend le choix du type d’affranchissement adapté au volume et au délai souhaité, suivi de la remise du courrier au service postal ou au transporteur.
La mise sous pli et le routage de courrier sont des étapes complémentaires indispensables pour assurer une communication efficace et fiable par voie postale. Choisir de les externaliser permet de bénéficier de solutions professionnelles, d’optimiser le temps de traitement et de garantir la qualité des envois ; c’est le meilleur moyen de rationaliser la gestion du courrier, de réduire les risques d’erreurs et de se concentrer sur leurs activités principales. L’efficacité du processus repose sur la coordination de chaque étape, du pliage à l’expédition, afin de répondre aux exigences des destinataires et des standards postaux.
